İletişimsizlik Aileyi de Bitirir, Şirketi de.

Ortaklar arasında etkili bir iletişim, aile şirketlerinin başarılı olmasının anahtarıdır. İyi bir iletişim, olası anlaşmazlıkları önler ve ortakların birbirini daha iyi anlamasına yardımcı olur. İletişim eksikliği, yanlış anlaşılmalara ve çatışmalara yol açar. Küçük bir sorun bile iletişimsizlik nedeniyle büyük krizlere neden olabilir. Bu nedenle, açık ve şeffaf bir iletişim ortamı oluşturmak önemlidir. Aile şirketlerinin sürdürülebilirliği, aile üyeleri arasında iyi bir iletişim olmasına bağlıdır.

 

İyi iletişim deyince neleri anlamalıyız?

·         Her şeyi çekinmeden konuşabilmek. Daha da önemlisi çekinmeden konuşulabilir ve ulaşılabilir insan olmak.

·         İstişareye (fikir alışverişine) açık olmak. Danışmaktan, görüş almaktan çekinmemek.

·         Kibar ve saygılı konuşmak. Kabalaşmadan ve hiddetlenmeden konuşmak.

·         Düşüncelerinizi (fikirlerinizi) derli toplu ifade etmek. (6 yaşında çocuğun anlayabileceği şekilde açıklayıcı konuşmak)

·         Lafı uzatmamak, çok konuşmamak, boş konuşmamak. Cümleyi/tartışmayı tamamlamadan konudan konuya atlamamak. Başkalarına da söz hakkı tanımak. Karşınızdakinin lafını bölmemek.  

·         Savunma refleksiyle mazeretler sunmamak.

·         Hatalarınızı kabullenmek. Özür dilemek. Tekrarlanmaması için eleştirilere ve tavsiyelere kulak asmak.

·         Eleştirirken kırıcı değil, yapıcı olmak.

·         Övgüyü kalabalığın içinde yapmak, yergiyi baş başayken yapmak.

·         Sorunlar karşısında soğuk kanlı, sabırlı, anlayışlı ve hoşgörülü olmak.

·         Empatik olmak. Karşındaki insanın durumunu anlamak.

·         Motive edici, ilham verici olmak.

·         Sempatik olmak. İtici olmamak. İnsanların hal hatırını sormak.

·         Sözlerinde tutarlı olmak. Davranışlarında adil olmak. Açık ve dürüst konuşmak.

·         İyi dinleyici olmak. (Tanrı bir ağız, iki kulak verdiğine göre konuştuğumuzun iki katı dinlememizi istiyor olabilir 😊 )

·         Üzerinde anlaşılmış konularda üzerine düşen görevler hakkında sorulmadan geri bildirimde bulunmak.

·         Yazılı iletişim araçlarını (e-mail, Whatsapp…vb) etkili ve verimli kullanmak. Yazdıklarımızı göndermeden önce yazım ve anlam kontrolü yaparak göndermek.  

·         Düzenli (periyodik) toplantılar yapmak. Toplantılara hazırlıklı gelmek.

·         Raporları dikkatlice incelemek ve geribildirimde bulunmak.

·         Sunum yapabilir olmak. Eğitim verebilir olmak. Öğretebilen insan olmak.

 

Yukarıda saydığımız öğelerde ne kadar iyiyseniz, iletişiminiz o kadar iyidir. İyi olmadıklarınızı tespit edin ve üzerinde çalışın. İletişimde her zaman daha iyi olma şansınız vardır.

Not: İletişimin tarihi önemi üzerine yazdığım makaleye de göz aratsanız sevinirim. Link: http://muratsaylan.blogspot.com/2015/01/iletisimin-tarihi-onemi-veya-derslik.html)

 

Ortaklar işi ve aileyi ilgilendiren her konuda birbirleriyle çekinmeden konuşabiliyor olmalıdır. Tartışma veya kriz çıkmasın diye birbiriyle konuşmaktan çekinen ortaklar zamanla birbirinden soğur. Ortaklar arasında iletişimin açık ve net olması, şirketin başarısı için elzemdir.

 

İkinci nesil işi ve aileyi ilgilendiren her konuda kurucu ortaklara soru sorabiliyor, görüş bildirebiliyor olmalıdır. Eğer ikinci nesil birinci nasile soru sormaktan çekiniyorsa burada kendini sorgulaması gereken birinci nesildir. Büyük bir ihtimalle ikinci nesili tersledikleri için ikinci nesil soru sormaya gelmiyordur. Hatta davet edilmelerine rağmen yönetim toplantılarına dahi katılmıyorlardır.

 

İletişime açık olup olmadığınızı sorgulayın. Sorunları ve çözümleri sonradan duyuyorsanız, muhtemelen etrafınızdakiler sizle iletişim kurmakta çekiniyor demektir. Unutmayın iletişim sadece konuşmak değildir, iyi bir dinleyici olmalısınız. Konuştuğunuz kişinin çekinmeden size her şeyi anlatabiliyor olmalıdır, reaksiyonlarınız yapıcı, üslubunuz yumuşak olmalıdır. Kibarlığı asla elden bırakmamalısınız. Her ne şartta olursa olsun öfkenizi kontrol edebilmelisiniz.

 

Aile şirketlerinde, her bireyin fikirlerini açıkça ifade edebilmesi esas olmalıdır. Farklı görüşlerin dile getirilmesi, sorunların erken aşamada çözülmesine yardımcı olur. Farklı görüşler, şirketin karşı karşıya olduğu durumun daha yaratıcı ve çeşitli çözüm yollarıyla ele alınmasını sağlar. Aile üyeleri arasındaki farklı bakış açıları, doğru yönetildiğinde inovasyona bile neden olabilir. Ancak bu farklı görüşler dile getirilmez veya göz ardı edilirse, aile içinde kırgınlıklar ve kopukluklar oluşabilir. Farklı görüşlere mutlaka saygı duyun ve dinleyin. Dinlemekle kalmayın anlamaya çalışın.

 

Ortaklarınızla düzenli (periyodik) toplantılar yapın. İşi devredeceğiniz veliahtlarınızla da düzenli toplantılar yapın. Bu toplantılarda, şirketin mevcut durumunu değerlendirin ve geleceğe yönelik stratejiler konuşun. Onlara istişare kültürünüzü, karar alma yöntemlerinizi aşılayın. Böyle yaparsanız veliahtlarınız birbirine daha çok ısınır.

 

Eleştirmeyi sevdiğiniz kadar eleştiriye de açık olun. Ortaklarınız sizi eleştirdiğinde (veya hissedar olan biri bir başka hissedarın evladını eleştirdiğinde) hemen savunma mekanizmanızı harekete geçirip, gardınızı alıp, misilleme yapmaya çalışmayın. Eleştiriyi anlamaya çalışın. Unutmayın size yöneltilen eleştiri sizi ya güçlendirir ya da yaralar. Bu tamamen sizin bakış açınıza kalmıştır.

 

Ortaklarınıza veya yeni nesle bir mesaj yazarken doğru anlaşılır olmaya özen gösterin. Çünkü iyi niyetle yazılmış bir yazı eksik bir ifade sebebiyle düşmanca görünebilir. Bu yüzden yazdığınızı tekrar okuyun. Okuyanın ne anlayacağını düşünerek, gerekiyorsa revize edin. Baştan savma yazmayın, gramere, dil kurallarına, imlaya, noktalamalara önem verin.

 

Hazırlanan raporlara, sunumlara değer verin, inceleyin, geri bildirimde bulunun. Geliştirmelerine yardımcı olun. Böyle yaparsanız herkes size rapor sunar, sunum yapar. İşler hakkındaki farkındalığınız artar.

 

Aile içinde iş konuşmaları ve kararları, iş yerinde alınmalı ve kişisel ilişkiler bu süreçlere dahil edilmemelidir. Gruplar halinde teati yapmak olabilir, ama gruplaşma olmamalıdır.

 

Karar alma süreçleri, aile şirketlerinin en kritik noktalarından biridir. Herkesin fikrinin dinlenmesi ve adil bir şekilde değerlendirilmesi, sağlıklı bir karar alma mekanizmasının oluşmasına katkı sağlar. Ortakların her birinin fikri önemlidir ve bu fikirlerin dinlenmesi, değerlendirilmesi gereklidir. Bu sayede, alınacak kararların ortak bir paydada buluşması sağlanabilir.

 

Karar alma süreçlerinde oylama sisteminin kullanılması, ortakların eşit söz hakkına sahip olmasını sağlar. Bu sistem, demokratik bir yapı kurarak, kararların daha adil bir şekilde alınmasını mümkün kılar.

 

İletişimin parçası olan pek çok unsur vardır. Bu unsurlara dikkat etmezseniz, iletişiminiz zayıflar.

 

İletişimin zayıf olduğu ortaklıklarda hissedarlar bir birine karşı mesafeli olur. Stres kol gezer. Toplantılarda tansiyon yüksektir. Çatışma ve anlaşmazlıklar herkesi germiştir. Konular karara bağlanamıyor, gündem birikiyordur. Herkes kasıyordur, çünkü kendi isteği olmamıştır, o zaman diğer ortakların önerileri de (ne kadar mantıklı ve yerinde olursa olsun) onaylanmamalıdır. İnatlaşmalar gırladır. Laf sokmalar havada uçuşur. Karşı tarafın açığı kollanır. Savunma mekanizması ile cevap verilir. Hatalar kabullenilmez, özür dilenmez. Kısasa kısas yapılır. Yanlışa yanlışla cevap verilir.

 

İletişimsizlik ilişkileri iyice yıpratmıştır. Nefret ve kin duyguları tetiklenmiştir. Bir araya gelmeler azalmış, yüz yüze bakılmaz olmuştur. Ayrılmak en iyi çözümdür. Şirket bölünür, aile gruplaşır, kardeşler ve kuzenler birbirine küser. Dağılan gruplardan biri mutlaka daha da kötüye gider, geri kalanlar ise hasbelkader ilerler. 

 

Şirketinizin ve ailenizin iletişimsizliğe kurban gitmemesi dileğiyle, iyi iletişimler.